GESTIONE DATABASE AZIENDE

Percorso: Parametri e utilità - Dati azienda e parametri

Questa funzione consente di creare gli archivi delle varie aziende da gestire. Viene presentato l'elenco di quelle già presenti su disco.
La creazione di una nuova si fa premendo il pulsante (E) Crea azienda dopo essersi posizionati su una riga di un'azienda già in uso  (per duplicare i suoi archivi) oppure su una riga nuova (per duplicare il database 'vuoto' fornito con i programmi).
Vedi 'Come creare una nuova ditta' per le istruzioni di pulizia del database duplicato.

In alternativa si può collegare un'azienda il cui database è già presente su disco, compilando manualmente i dati della riga.  
ATTENZIONE: nel percorso e nome del file NON devono esserci spazi bianchi

Per facilitare l'installazione, il database definito 'vuoto' non lo è completamente ma sono stati inseriti alcuni dati fondamentali che potranno poi essere confermati o variati dall'installatore.

In creazione, verrà chiesto il codice, l'identificativo e la descrizione da dare alla nuova ditta.

Codice e descrizione verranno visualizzati alla richiesta dell'elenco delle ditte esistenti.

La descrizione che compare qui, non è la Ragione Sociale della ditta che invece dovrà essere inserita successivamente ma è quella 'descrizione' scritta sul video in ogni maschera di gestione ad indicare qual è l'azienda in uso (questo consente di duplicare un archivio 'buono' su uno di 'prova' cambiando semplicemente codice e descrizione senza rischiare di confondersi quando si utilizza l'uno o l'altro)

L'identificativo azienda viene utilizzato, dalle funzioni che usano o generano file diversi per le varie aziende (es. generazione file riba), per costruire il nome di tali file (es.Riba001 etc.) . E' perciò indispensabile che i caratteri o i numeri che compaiono in questo campo siano diversi per ogni azienda.
Seguono la richiesta della path completa del Database di base (cioè quello da duplicare) e del Database da creare (se del database da creare si mette solo il nome, esso verrà creato nell'area prevista all'installazione come area archivi). 
Nel percorso e nome del file NON devono esserci spazi bianchi

Permissioni
Una volta creata l'azienda si possono definire delle permissioni per l'accesso ad essa. Sarà possibile inibire l'accesso o consentire la sola visualizzazione dei dati a uno o più utenti (login).
Le login (gruppi) non autorizzate non vedranno più quell'azienda nella lista del 'Cambio azienda', le altre vedranno poi solo le funzioni per le quali, eventualmente, sono state abilitate nella Gestione menu.
Premendo il pulsante   (U) Mostra autorizzazioni verrà chiesta una login e una password per accedere. Dovranno essere digitate login e password del supervisor che, se ancora non sono state definite nella Gestione Utenti, sono quelle di default
Si rendono così disponibili i campi in cui scrivere le login (gruppi, terminali) abilitate o disabilitate separate da ; (punto e virgola).  
Per i campi che indicano abilitazioni in lettura e scrittura, valgono le stesse regole dell'abilitazione Menu Dettagli e, queste ultime 'abilitazioni' si aggiungono a quelle messe nel Menu.
Al fine di un corretto funzionamento, è indispensabile che Login e Gruppi siano stati definiti  in precedenza con la Gestione Utenti e i terminali siano quelli definiti al momento dell'installazione e scritti nei vari AziWin.INI.
Una ulteriore pressione del tasto suddetto consentirà di nascondere i campi.
Un'azienda ottenuta come duplicazione di un'altra manterrà le permissioni dell'originale.

Password sul database
Se si crea un'azienda a partire da un database su cui è stata messa la password, anche il nuovo avrà la stessa password
Per gestire tale password si può utilizzare il pulsante   (W) PassWord database
Verrà chiesta Login e Password del Supervisor (che dovranno essere state precedentemente impostate in Gestione Utenti) poi viene presentata una maschera con il campo password bianco e si consente di digitare la password

Eseguo caricamento automatico dati da file ascii
Per importare gli archivi da un'azienda gestita con AziendaPc in Dos. 

Dopo la creazione degli archivi è indispensabile compilare tutte le tabelle dei parametri per le varie procedure con la funzione: Dati Generali Azienda.
Dall' elenco delle aziende è possibile accedere a questa funzione con:
    (Alt Z) Definizione Azienda.
Il pulsante (N) Nuovo consente di compilare una nuova riga con i dati di un'azienda il cui database è già presente su disco.
Gli altri pulsanti disponibili in questa Gestione sono quelli descritti in Pulsanti nella gestione di linea.

La cancellazione di un'azienda dall'elenco non provoca la cancellazione del database dal disco, che, se necessario dovrà essere cancellato manualmente.

Eseguo caricamento automatico dati da file ascii 
IMPORTANTE
: perché questa opzione venga eseguita correttamente occorre aver precedentemente compilato attentamente l'elenco dei file da caricare da Menu Parametri e utilità, utilità: Selezione File caricamento batch. Le caratteristiche (campi da caricare etc.) del caricamento di ogni tabella sono gestibili dal programma: Parametri e utilità, utilità Gestione caratteristiche caricamento dati.

Se è stata scelta l'opzione, verrà proposta una videata nella quale si consente di scegliere la directory dalla quale leggere i file ascii da caricare (es. \ARCAZ001- tali file saranno stati precedentemente scaricati dalla procedura Dos con l'apposita funzione) e si chiede di inserire alcuni codici conto e causali, nel caso si intendano caricare le registrazioni di prima nota (movimenti contabili e iva).

I codici dei conti chiesti, da inserire nella forma 04 / 03 / 0003,  sono i conti iva (vendite, acquisti, corrispettivi e sospesa, acquisti e vendite intra cee).
Inoltre si chiede di inserire i codici delle causali Note di Credito emessa e ricevuta (es. 02 e 04).

L'inserimento di tali codici è fondamentale per ottenere un caricamento corretto delle registrazioni.

Se in dos sono state inserite fatture di Trasportatori (ai trasportatori abituali è data facoltà di rimandare l'iva delle vendite al periodo successivo a quello di fatturazione), si chiede di digitare i codici delle causali utilizzate a tale scopo e se la ditta è mensile o trimestrale, in modo da poter scrivere sulle registrazioni, il periodo di competenza Iva.

Infine, per il caricamento dei clienti e dei fornitori, si chiede se è stato gestito il secondo campo 'Codice Fiscale' che dovrà contenere il codice fiscale delle ditte. Se è stato gestito, occorre avere selezionato in fase di Selezione files caricamento batch (dal Menu: Parametri e utilità, Utilità, dove si scelgono le tabelle da importare dal dos) le righe Clienti_2CF (Fornitori_2CF) piuttosto che quelle in corrispondenza a Clienti (Fornitori).

In questo caso i 2 campi del dos verranno trattati come segue: il contenuto del vecchio campo: Cod.Fiscale/P.Iva verrà scritto sul cliente aziwin, in Partita iva se lungo 11 , viceversa in codice fiscale. Il secondo cod. fiscale viene scritto in Aziwin nel campo Cod.fiscale SOLO se questo è vuoto.

Se al termine del caricamento vengono segnalati degli errori, occorre andare nel programma Visualizza errori di caricamento per vedere il motivo degli errori.
Se si rende necessario ripetere il caricamento, occorre cancellare la riga che riguarda l'azienda in oggetto dall'elenco aziende, cancellare con Windows il database collegato (in aziwin\database) poi ripetere la creazione e l'import dei dati.
Se si duplicano archivi di un'altra azienda, occorre che questi non siano in uso. Una volta creati i nuovi archivi si chiede di compilare i dati anagrafici della ditta e l'elenco delle procedure installate.

 

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