INPUT DI PRIMA NOTA

Percorso: Contabilità - Prima nota - Input prima nota

Prima nota extracontabile

Prima nota movimenti di appoggio

Questo programma consente l' inserimento, gestione e annullamento di Fatture e Note di credito (di Clienti e di Fornitori), dei Corrispettivi, di Fatture emesse e ricevute con iva ad esigibilità differita e infine dei movimenti diversi a diversi quali giroconti, pagamenti etc.

Come inserire una nuova registrazione:

Digitare 0 nel campo Numero di registrazione e premere invio, in automatico il programma va in inserimento proponendo la data del giorno come data di registrazione. Successivamente completare i dati richiesti, che variano a seconda della causale, e infine premere il tasto F10 oppure i pulsanti (E F10) Gestione Dettaglio o (S) SALVA per passare all'inserimento delle varie righe della registrazione.

Successivamente viene chiesto di inserire il codice di un conto (la ricerca per descrizione si può fare digitando il carattere c/f/g, a seconda che si voglia cercare un cliente, un fornitore o un conto, seguito da qualche lettera della ragione sociale o descrizione, seguito dal tasto F3. Vedi: Lista di aiuto )

Finito l'inserimento di una riga (es. una riga di ricavo in una fattura clienti) con F10 o Salva si passa alla richiesta di un'altra riga. Quando non ci sono più righe con conti da inserire, con F10 sul codice conto vuoto, si conferma e salva la registrazione e si torna alla prima maschera.

Il programma rimane in stato di inserimento, presenta cioè una registrazione nuova, in parte già compilata, con la stessa causale della registrazione precedente. Se si vuole tornare a menu basta uscire con Esci senza confermare, se invece si vuole rimanere dentro al programma, ad esempio per andare a variare una registrazione, occorre premere il tasto (A) Annulla e confermare.

E' possibile inserire un flag nei parametri di personalizzazione, in modo che dopo l'inserimento di una registrazione il programma non torni in inserimento ma rimanga sulla registrazione appena fatta.
In questo caso per fare un'altra registrazione occorrerà premere il pulsante (R) Ricerca poi digitare di nuovo 0 sul campo numero registrazione.

Come variare una registrazione:

La variazione di una registrazione è possibile finchè questa non sia stata aggiornata come iva né stampata sul giornale né sul registro iva.
Ci sono tuttavia alcuni campi che sarà possibile variare comunque: codice contratto, 'Op.rilevante ai fini iva' ,  'pref-numero e data fattura di riferimento'. 

La registrazione può essere richiamata tramite il numero di registrazione, trovata nella lista oppure cercata tramite un campo qualsiasi della testata. Esempio: se si digita il codice causale Fatt.emessa e il codice del cliente e si preme il pulsante Ricerca, verranno elencate tutte le fatture di quel cliente; se si digita un numero protocollo verrà visualizzata la fattura con quel protocollo.

Se la fattura (o nota di credito) è stata aggiornata come iva ma non è ancora stata stampata sul registro, può essere disaggiornata tramite il pulsante: (V) Disaggiornamento iva, poi modificata e di nuovo riaggiornata con l'apposito pulsante.

In regime di Iva per Cassa il pulsante di aggiornamento/disaggiornamento comparirà anche nelle registrazioni di incassi/pagamenti (in pratica in tutti i diversi a diversi). In ogni caso, se lanciato, verrà eseguito SOLO SE nella registrazione c'è almeno una riga con riferimento a un documento con iva per cassa.

Come cancellare una registrazione:
richiamare la registrazione (con il numero o cercandola nella lista) poi premere il pulsante (C) Cancella
Si consente di cancellare una registrazione se non è aggiornata come iva, né stampata sul giornale né sul registro iva.

E' possibile registrare un documento in valuta e farlo trasformare nella valuta corrente dal programma. Basta utilizzare una causale normale (con il flag in valuta non settato) e mettere la moneta del documento in testata e l'esatto valore del cambio. Gli importi inseriti nei dettagli saranno nella moneta del documento e al salva il programma memorizzerà la registrazione nella valuta corrente utilizzando il cambio inserito in testata.

Registrazioni particolari:
Fattura d'acquisto IntraCee
Fattura Reverse Carge
Fattura con Ritenuta d'acconto
Fattura con Costi non deducibili
Acquisto da un paese in Black List
Importazione
Nota di variazione
Regime iva per Cassa
Sulle fatture/note di variazione emesse e ricevute che vengono registrate con causali compatibili con l'iva per Cassa, in un periodo in cui questa è attiva, verrà messo in automatico il campo 'Iva per cassa' impostato a Si.
Inoltre anche quando si registrano incassi/pagamenti di tali fatture, nella riga corrispondente al cliente o al fornitore verrà messo in automatico il campo 'Iva per cassa' impostato a Si
In regime di Iva per Cassa il pulsante di aggiornamento/disaggiornamento comparirà anche nelle registrazioni di incassi/pagamenti (in pratica in tutti i diversi a diversi). In ogni caso, se lanciato, verrà eseguito SOLO SE nella registrazione c'è almeno una riga con riferimento a un documento con iva per cassa.

Quando si inserisce la riga di dettaglio con il costo, viene visualizzata l'icona (B) Costo Indeducibile che consente di creare in automatico la riga del costo indeducibile con il relativo importo.

Anno
E' l'anno nel quale verranno incrementati i progressivi dare/avere dei conti che intervengono nella registrazione, indipendentemente dalla data di registrazione.

Tale anno viene posto in automatico uguale all'anno contabile al quale appartiene la data di registrazione, in base a quanto specificato in Parametri di contabilità (dati generali azienda - parametri).

Se però non è ancora stata fatta la chiusura contabile dell'anno precedente, si consente di variarlo e di registrare operazioni di rettifica o di chiusura con data anno in corso e competenza 'anno precedente'. In questo modo le registrazioni verranno stampate sul giornale dell'anno in corso ma aggiorneranno i progressivi dell'anno precedente.

Data registrazione
Viene proposta quella digitata nel menu all'accensione del sistema. Si può variarla o confermarla.
Non si accettano registrazioni con data maggiore di quella di sistema.
Tale data determina l'ordine di stampa degli articoli sul giornale bollato, se nei parametri di personalizzazione non è stato settato il parametro DataOp che prevede l'ordinamento per data protocollo piuttosto che per data di registrazione.

Cod. Causale
A seconda della causale che si digita, il programma si predispone a ricevere un certo tipo di dati.
Per una corretta compilazione delle registrazioni è indispensabile quindi che le causali siano codificate correttemente in tutte le loro parti.
Ci sono sostanzialmente due tipi di registrazioni: quelle 'con iva' (fatture, note di credito, corrispettivi) e quelle che non interessano l'iva cioè i diversi a diversi (giroconti, incassi, pagamenti etc.)

In una registrazione già fatta la causale può essere variata ma SOLO con una con le stesse caratteristiche.
Se nell'anagrafica della causale utilizzata per la registrazione è stato impostato il codice della causale cespiti collegata, verrà visualizzato un pulsante (tra quelli in alto) per accedere direttamente all'anagrafica cespiti: (T) Passa a gestione cespiti
Questa possibilità c'è per le causali di acquisto o vendita cespite.

Prefisso/Numero protocollo - data
Campi obbligatori in caso di fatture.
Il prefisso individua il registro iva nel quale le fatture verranno stampate e deve essere una lettera tra quelle impostate in 'Elenco prefissi' nei parametri generali 'Parametri Comuni' .
Se la ditta non utilizza più registri iva, il prefisso verrà impostato a . (punto).

Il numero protocollo viene incrementato in automatico ad ogni nuova registrazione di fattura. Ci sono numeratori separati per fatture di vendita e di acquisto (e corrispettivi) e anche per prefisso.
Se si interviene manualmente sul numero, il programma controlla che non sia doppio o che non sia rispettata la sequenza e da un messaggio.
Il numero e la data dell'ultimo protocollo inseriti si possono gestire con la funzione Prefissi e Numeratori Documenti dal Menu Contabilità - Gestioni.
Se è stato impostato il parametro di personalizzazione DataOp, diventa  obbligatorio inserire numero e una data protocollo su ogni registrazione (l'obbligatorietà va posta su tutte le causali).  Il numero da attribuire alle registrazioni "no iva" dovrà essere gestito manualmente. 

Prefisso/Numero documento - data
Sono rispettivamente il prefisso (opzionale) e il numero documento della fattura (o nota di credito) in oggetto.
Individuano la Partita contabile se si gestiscono le partite.
Se si registra un insoluto (flag di insoluto sulla causale) questi campi sono obbligatori

Se si inserisce una fattura d'acquisto, il programma segnala con un messaggio non bloccante se trova la stessa fattura (prefisso, numero e data documento) già registrata.

Descrizione aggiuntiva
Campo descrittivo della registrazione che verrà stampato sul giornale bollato.
Se sulla causale è stata impostata una descrizione aggiuntiva, essa verrà riportata automaticamente in questo campo e potrà essere variata o completata.
E' possibile impostare il parametro di personalizzazione FattDescrAgg che consente di compilare automaticamente la descrizione aggiuntiva

Descrizione testata
Ulteriore campo descrittivo della registrazione che verrà stampato sul giornale bollato.

Campi in testata per registrazioni di fatture, note credito, corrispettivi

Cliente/Fornitore/Conto
In questo campo va impostato il codice del cliente o fornitore intestatario della fattura (o il conto se si sta registrando un corrispettivo)

Codice fornitore di riferimento:
il campo può essere valorizzato se il fornitore principale inserito nella registrazione NON è quello  con cui è stata fatta l’operazione.
In particolare si fa riferimento ad acquisti da paesi in black list, dove la registrazione sia fatta utilizzando il fornitore ‘dogana’   e quindi serve avere il fornitore per poter mettere i suoi dati anagrafici nella comunicazione Black List OPPURE nelle registrazioni di un acquisto da un fornitore che ha un rappresentante fiscale in Italia,  se si registra l’acquisto come autofattura (in questo caso occorrerà registrare manualmente anche la fattura sul registro Vendite e il giroconto in quanto, per una corretta compilazione dello Spesometro, NON si dovrà utilizzare una causale con il flag ‘Importazione’).

Nell’elaborazione dello Spesometro, se si trova una registrazione con questo campo compilato, verrà considerata come fatta con uno straniero.

Iva per Cassa
Nelle fatture/note di credito emesse e ricevute, indica se in corrispondenza al documento si applica o meno l'iva per cassa.

Operazione rilevante ai fini iva (Spesometro)
Indica come dovrà essere considerata la registrazione, al momento dell'estrazione dei dati per la  comunicazione dell'elenco delle Operazioni rilevanti ai fini Iva.
Può assumere i valori:

Alla conferma della registrazione il campo verrà impostato a Normale, l'utente potrà poi variarlo manualmente se lo ritiene necessario. Nelle registrazioni dove viene inserito un codice contratto, questo campo verrà considerato solo se impostato a 'da ignorare'.

Pref/Numero e data Fattura di riferimento
Questi campi vengono chiesti SOLO in corrispondenza di registrazioni fatte con causali nelle quali è stato spuntato il campo: Nota di variazione.
Fino al 31/12/2011 Se il documento inserito doveva essere trasmesso nella comunicazione dell'elenco delle Operazioni rilevanti ai fini Iva questi campi erano obbligatori. Solo se la nota di variazione fa riferimento a più fatture oppure non è possibile indicare il riferimento alla fattura, si dovrà lasciare bianco il numero e valorizzare la data con 31/12/aa  dove aa è l'anno di registrazione.
Nello Spesometro del 2012 il campo non è più utilizzato

Condizione pagamento
Se sulla causale è stato impostato a Si il campo 'Obbligo condizioni di pagamento', in questo campo dovrà essere inserito un codice di pagamento. Alla conferma della registrazione, il programma genererà in automatico le scadenze e le proporrà all'operatore che può confermarle, variarle o annullarle (vedi Quadro scadenze).

E' possibile creare una condizione di pagamento con -1 nel numero di scadenze in modo da NON generare la scadenza in corrispondenza a fatture particolari.

Se si registra un insoluto (flag di insoluto sulla causale) in questo campo verrà proposta la condizione di pagamento messa sulla causale per la creazione della nuova scadenza.

Contratto
Se la fattura si riferisce a un contratto, è possibile associarne il codice in modo da  compilare poi correttamente la Comunicazione delle Operazioni rilevanti ai fini Iva. 

CIG e CUP
Sono rispettivamente il Codice Identificativo di Gara e Codice Unico di Progetto. Possono essere digitati direttamente sul documento o venire dal contratto.
Se si imposta un codice contratto sul quale sono stati inseriti i codici Cig e Cup, questi verranno riportati sul documento SOLO se non sono già impostati.
Se si sbianca il codice contatto, sul documento i codici Cig e Cup eventualmente già impostati perchè letti dal contratto inserito in precedenza, non verranno sbiancati.
Potranno essere stampati sul documento (occorre inserire righe apposite nel filtro di stampa) e  verranno poi riportati sulle scadenze.

Mese/Anno per iva: (solo nel caso di documenti con iva)
questi due campi in generale, vanno lasciati bianchi. Occorre impostarli solo se il documento viene registrato in un determinato mese ma, ai fini dell'iva, va considerato in un altro. Es. i trasportatori rimandano l'iva di un trimestre a quello successivo; l'iva di una fattura riepilogativa emessa nel mese successivo alla consegna della merce, va considerata nel mese precedente.

Data scadenza
Campo descrittivo. Si può stampare sui partitari

Black List
Indica se il documento interessa la comunicazione delle operazioni fatte con soggetti residenti in paesi in Black List

Nota di variazione che si riferisce ad anni precedenti
può assumere i seguenti significati:

Questo campo dovrà essere impostato correttamente nel caso si stia registrando una Nota di variazione (nota di credito) riferita a fattura dell'anno precedente o a fattura dell'anno corrente ma registrata in un periodo di cui è già stato fatto l'invio telematico del file 'Black List'.

[Vecchi elenchi Cli/For - Questo campo viene visualizzato solo in corrispondenza a fatture e note di credito.
Verrà utilizzato dal programma di aggiornamento iva e da quello di Ricalcolo dei progressivi iva clienti e fornitori al fine di poter stampare correttamente gli Elenchi clienti e fornitori.
Va impostato a Si se il documento che si sta registrando è una Nota di variazione registrata nell'anno ma riferita ad anni precedenti.
Esso non si può variare su una registrazione già stampata sul giornale o appartenente ad un anno contabile chiuso.
Se si varia lo stato di questo flag su una registrazione nella quale l'iva è già stata aggiornata, occorre eseguire la funzione di Ricalcolo progressivi iva per elenchi clienti e fornitori per poter avere, tali progressivi, aggiornati correttamente.]

Moneta - Cambio
E' la moneta della registrazione. Viene impostata automaticamente la moneta del cliente o del fornitore della registrazione. Se la causale non prevede la memorizzazione dell'articolo in valuta, se si inserisce un articolo in una valuta diversa da quella di gestione (EURO), esso verrà cambiato automaticamente con il cambio inserito. Viceversa l'articolo verrà memorizzato in valuta, ma stampato sul giornale e conteggiato nei progressivi, nella valuta corrente.

Centro di Costo
In questo campo si può inserire il centro di costo 'unico' al quale imputare la registrazione.
Il centro di costo viene poi ripetuto sui dettagli per cui è possibile assegnare un centro di costo diverso per ogni conto di costo della registrazione.
Se sul conto della riga di dettaglio, c'è il flag di obbligatorietà del centro di costo, il programma non consente di confermare la riga se non è stato inserito il Centro di costo. Di default verrà proposto quello letto sul conto.

Doc. Collegato
In questo campo è possibile inserire il nome (specificando l'indirizzo completo) di un eventuale documento collegato alla registrazione. Il nome del documento si può cercare sul disco con il pulsante posto sulla destra del campo. 
Una volta inserito il nome, tornando sulla registrazione, si potrà aprire il documento con un click sulla scritta blu: doc.collegato.
In visualizzazione partitari sarà possibile, quando si è posizionati su una riga, 
visualizzare l'eventuale documento collegato, premendo un apposito pulsante.
Nel parametro di personalizzazione DirDocCollegato è possibile definire la cartella che contiene tali documenti.
(Con il parametro MostraDocColl  posto a N,  è possibile disabilitare dal partitario l'accesso al documento)

In corrispondenza alle registrazioni di fatture emesse direttamente dalla procedura di Fatturazione, viene visualizzato un pulsante "Apri fattura" che consente di entrare direttamente sulla maschera della fattura.

Incasso e pagamento automatico di una fattura: si ottiene confermando i dettagli con il tasto F9 oppure con il pulsante: (F9)Pagamento per Cassa vedi incasso e pagamento immediato.

Gestione dettagli fatture
Gestione dettagli diversi a diversi

Parametri di personalizzazione gestiti da questa funzione:

ContoNegN
Si possono creare più righe (N=0,1,2 etc) con questo parametro e mettere in ogni riga, nel campo Valore, il codice di un conto nel formato: xx-yy-zzzz oppure xxyyzzzz oppure xxyyz (verrà interpretato come xxyy000z).
Durante l'inserimento di articoli in prima nota verrà dato un messaggio se il saldo di uno dei conti in elenco diventa negativo. Oltre a questi conti, il programma controlla comunque sempre il saldo del conto Cassa Contante il cui codice è inserito nella tabella dei conti comuni.

DtRifPag
Se vale 1 il programma mette nella data di registrazione dell'articolo di pagamento per cassa la data del documento e non la data registrazione della fattura di cui si sta registrando l'incasso o il pagamento.

LanCespiti
Se impostato a S al termine della registrazione in Prima nota di una fattura d'acquisto o di vendita (se nella causale c'è la causale cespiti collegata) verrà caricata la gestione Cespiti per consentire di inserire anche lì la registrazione.

ListaOrdin
Per personalizzare l'ordinamento dei campi della lista

NoAccorri
Se impostato ad S, in corrispondenza di registrazioni di corrispettivi con conti diversi di ricavo ma con la stessa aliquota, verranno generati movimenti iva diversi. Se la ditta è in semplificata, il programma si comporta come se il flag fosse sempre ad S cioè non accorpa mai movimenti con la stessa aliquota.

NoInsAutom
Se vale S dopo un inserimento non propone un altro inserimento.

PlafPeriodoDa
Data da usare per calcolare il periodo per il plafond: se vale D è la data documento altrimenti la data registrazione.

NotaVarDataObblig e NotaVarVerEsiste
per note di variazione

MostraDettTmp
Per velocizzare in presenza di molte registrazioni. 

SegnAnnoPrec
Se posto uguale a S, nel momento in cui si salva la testata di una registrazione in inserimento, viene chiesta conferma se l'anno della data di registrazione è maggiore dell'anno contabile.